Aktivní saldo (Účetní analýzy)

Jednodušší „čištění salda" - operativní řešení saldokontních zápisů

Účetní program Money S3 díky funkci Aktivní saldo umožňuje operativní řešení saldokontních zápisů, tj. úpravy prvotních dokladů v podvojném účetnictví tak, aby práce účetních na tzv. "čištění salda" byla efektivní a podstatně jednodušší.

V novém seznamu se uživateli v přehledné formě zobrazí aktuální saldo včetně agregačních proměnných (účet, IČ, párovací symbol) a konkrétních zaúčtování dokladů na tyto proměnné. Přímo ze seznamu lze měnit i zdrojové doklady a jejich úhrady a zaúčtování, seznam na tyto změny automaticky on-line reaguje. Uživatel si může vybrat konfiguraci seznamu nebo nastavit libovolnou vlastní, do které lze zahrnout i ostatní proměnné účetního deníku, jako jsou středisko, zakázka, činnost, datum.

Co lze od modulu Aktivní saldo očekávat

Značné zrychlení běžné měsíční rutinní práce účetních při párování salda nejen pohledávek a závazků, ale i jakýchkoliv saldokontních účtů (např. materiál na cestě).
Doklady v seznamu Aktivní saldo se zobrazují dle nastaveného filtru - Konfigurace aktivního salda.
Doklady v seznamu Aktivní saldo se zobrazují buď pro aktuální účetní rok nebo pro všechny účetní roky agendy.
Veškeré opravy dokladů můžete provádět přímo v seznamu Aktivní saldo, odpadá tedy zdlouhavá práce najít v konkrétním seznamu zdrojový doklad, tento opravit a následně sestavu salda vytisknout znovu.
Možnost vytváření libovolných vlastních sestav nad účetním deníkem, i přes více účetních roků. Možnost nastavení masky u proměnné Datum umožňuje tvorbu přehledů za týdenní, kvartální nebo roční období, a to i s přesahem na více účetních roků.
V každém případě značnou úsporu papíru při tisku sestav.

Money S3 aktivni saldo

Výhody aktivního salda v kostce

Aktivní saldo několikrát zrychluje standardní činnost tzv. „čištění salda" a u větších firem ušetří měsíčně 2-3 dny práce účetní.
Manažerům a účetním poskytuje nové analytické informace z účetního deníku i za více účetních roků současně.
Modul je datovou kostkou nad účetním deníkem a jednotlivé agregační úrovně jsou zobrazené v přehledném seznamu.
Poskytuje tiskové výstupy včetně grafů a exportu celého seznamu do Excelu v libovolných úrovních a přehledně a pohodlně zobrazí jednotlivé agregační úrovně - zvolené konfigurace podle vybraných proměnných (účet, IČ, párovací symbol, datum, středisko, zakázka a činnost).

Modul Aktivní saldo primárně slouží k tzv. „čištění salda“, tedy ke zjišťování stavu uhrazení pohledávek a závazků k datu a jejich správnému zaúčtování. Při použití tohoto modulu odpadá zdlouhavá práce účetních, spočívající doposud v postupu vytištění sestavy Salda, následné opravě primárních dokladů, opětovném tisku sestavy atd. až ke konečné situaci, kdy je saldo na příslušných účtech korektní. Modul veškerou tuto činnost umožňuje provádět on-line s okamžitou vizualizací změněných dokladů. Modul je realizován pomocí nového seznamu Aktivního salda.

Databáze tohoto seznamu je ve své podstatě datovou kostkou nad Účetním deníkem a (volitelně) Seznamem počátečního stavu salda. Její struktura je definovaná uživatelem zvolenou Konfigurací (např. seskupení Účet / IČO / Párovací symbol) s možností zobrazit i konečné zaúčtování v nejnižší úrovni. Výpočet pro sestavení tohoto seznamu spouští uživatel volbou Konfigurace. Přímo ze seznamu Aktivního salda pak může měnit zaúčtování i zdrojové doklady či jejich úhrady s tím, že veškeré změny se on-line promítají do seznamu Aktivního salda.

Konfigurací lze ovlivnit, zda má být seznam Aktivní saldo tzv. „saldokontní“, tj. čerpá data z Účetního deníku (vždy jen aktuálního roku) a ze seznamu Počátečního stavu salda, nebo přebírá údaje pouze z Účetního deníku, a to i za více účetních roků.

Přehled je zobrazován v novém typu seznamu, který umožňuje prohlížení hierarchicky strukturované databáze. Pro zjednodušení jej můžeme nazvat „interaktivní sestavou“, která obsahuje součty v několika předem definovaných seskupeních podle následujících proměnných Účetního deníku: Účet, IČO, Párovací symbol, Středisko, Zakázka, Činnost a Datum.

Seznam je možné filtrovat přepínačem pro zobrazení záznamů, které mají nevypárované (nenulové) saldo – v podstatě jde o stav, který nabízí standardní sestava Salda. Za „vypárované“ se považují ty řádky seznamu, jejichž všechny podřízené řádky mají proměnnou Saldo nulovou.

Pro uživatele je připraveno několik základních konfigurací, použitelných zejména pro saldokontní párování pohledávek a závazků. Podle potřeby lze vytvořit libovolné vlastní konfigurace.

Poznámka

Pokud přihlédneme k analogii tištěné sestavy Saldo, zásadní rozdíl spočívá v tom, že Saldo má pevně definované seskupení Účet / IČ / Párovací symbol bez možnosti měnit pořadí těchto proměnných a je „neaktivní“. To znamená, že po jakékoliv změně zaúčtování prvotních dokladů či změně jejich úhrad je třeba sestavu vytisknout znovu, neboť není „aktuální“.

Konfigurace dále umožňují definovat filtry a masky u jednotlivých proměnných, zpracovat i více účetních roků současně apod., což vytváří z tohoto seznamu silný analytický nástroj pro potřebu účetních i manažerů. Počet volených úrovní seskupení je omezen na čtyři.

Příklad

Za všechny možnosti uveďme např. přehled ziskovosti zakázek po vymezených týdenních obdobích za několik roků, členěný navíc na střediska. Samozřejmostí je možnost tiskového výstupu a exportu seznamu do Excelu v libovolné úrovni seskupení. Nedílnou součástí samostatného modulu Aktivního salda je také tisková sestava Obecné sestavy.

Hierarchický seznam Aktivní saldo

Seznam dokladů vstupujících do Aktivního salda se zobrazuje ve stromové struktuře podle nastavených proměnných a jejich pořadí. Z důvodu rychlosti při síťovém zpracování byl zvolen tzv. pseudostromečkový seznam. V jeho horní části se zobrazují všechny nadřízené uzly (proměnné zvolené v konfiguraci), které obsahují součty podřízených uzlů (proměnných), a to v proměnných Částka MD, Částka Dal a Saldo (Saldo = MD – Dal). Ve spodní části se zobrazují všechny podřízené záznamy uzlu. Stiskem myši na „rozbalovací“ znaky +/– nebo pomocí kláves Enter/Esc můžete příslušné uzly (součtové záznamy) rozbalovat či sbalovat, a to až do úrovně jednotlivých dokladů, resp. jejich zaúčtování. Tuto „dolní“ úroveň samozřejmě již nelze dále rozbalovat.

Obecné sestavy

Obecné sestavy jsou nedílnou součástí modulu Aktivního salda a najdete je v menu Účetnictví / Tiskové sestavy. Ve stručnosti lze říci, že umožňují stejné tiskové výstupy jako modul Aktivního salda (a také k tomuto účelu vnitřně používají jeho aparát) s několika zásadními změnami:

Na rozdíl od seznamu Aktivního salda, který je umístěn ve společných datech (a tudíž je při síťovém zpracování jedinečný pro všechny uživatele), vytváří aparát Obecných sestav tento seznam na lokálním počítači uživatele v dočasném souboru. Teprve z tohoto souboru se provádí případný tisk.
Tento soubor (seznam datové kostky) je možné prohlížet pomocí plného „stromečkového“ seznamu s možností rozbalování a sbalování libovolných úrovní, a to i včetně případného exportu do Excelu. Rozbalovací tlačítka nejsou v seznamu Aktivního salda implementována z důvodů rychlostních omezení OS Windows při síťovém provozu.
Obecné sestavy mají vlastní seznam konfigurací, nezávislý na seznamu Aktivního salda.

Praktické zkušenosti s aktivním saldem

„Aktivní saldo, nový modul účeního programu Money S3, naplnil moji představu o moderním a pokrokovém účetnictví, které šetří čas i nervy svým uživatelům. Základní ekonomická operace zjišťování salda, tedy stavu závazků, pohledávek a jejich uhrazení, zabírala až příliš mnoho času i proto, že naše společnost GT-ÚČETNICTVÍ, s.r.o., zpracovává poměrně rozsáhlou agendu s množstvím účtů a obchodních partnerů. Celý proces vypadal dříve tak, že jsem si vytiskl sestavu Salda, která automaticky spárovala k sobě patřící položky a pořídila výsledný Stav konta dané společnosti. Už samotný tisk několika desítek stránek nebyl příjemný, pak navíc následovalo ruční přepisování, oprava nesprávně zadaných variabilních symbolů, škrtání tužkou a další zdlouhavé opravy. Poté bylo nutné vše zadat zpět do systému... a postup opakovat stále dokola až do doby, než byla sestava konečně v pořádku. Obyčejné saldo sice šetří práci, ale je velmi náročné na čas a pečlivost, každá nepozornost oddálí výsledek minimálně o jeden tisk Salda navíc."

„Aktivní saldo oproti tomu funguje on-line v reálném čase. Na monitoru počítače průběžně vidím spárované symboly a účty a procházím je jako běžný seznam. Jakmile objevím chybu, ihned ji mohu opravit v zaúčtování nebo přímo na konkrétním dokladu, včetně možnosti měnit úhrady dokladu - Money S3 automaticky tyto změny promítne do seznamu Aktivního salda. Představa, že bych i dnes měl nadále pracovat pouze se standardním modulem Salda, mi už připadá naprosto nereálná."

„Aktivní saldo mi navíc umožňuje získávat analytické informace z více účetních let najednou, aniž bych se musel přepínat mezi jednotlivými roky příslušné agendy (typicky například ziskovost zakázek přes více účetních roků a možnost členění podle datových intervalů - týden, měsíc, kvartál apod.). Tyto analytické informace lze získávat pro libovolnou kombinaci následujících proměnných účetního deníku: účet, IČ, párovací symbol, datum, středisko, zakázka a činnost."

„Osobně si myslím, že Aktivní saldo tak šetří čas nejen účetním, ale může být velmi dobrým nástrojem i pro manažery a obchodní ředitele. Samozřejmostí jsou tiskové výstupy a možnosti exportu do formátu Excel pro případné další zpracování uživatelem. Zmiňované funkce Aktivního salda jsou všestranně uplatnitelné, stejně jako přehled o solventnosti jednotlivých obchodních partnerů."

„Aktivní saldo by podle mě mělo být součástí ekonomického systému každé větší společnosti s náročnější účetní agendou."

Ing. Tomáš Tehlár, ředitel účetní a daňové společnosti GT-ÚČETNICTVÍ, s.r.o.

Rady pro použití modulu Aktivní saldo

Modul Aktivní saldo používejte se stejnou konfigurací pouze v jednom účetním roce (nejlépe aktuálním). To se týká zejména „saldokontního“ použití seznamu, kdy by např. proces párování salda v předchozím účetním roce zákonitě změnil stav salda v tomto roce a následný převod počátečních zůstatků salda by znehodnotil změny případně současně prováděné v Aktivním saldu v aktuálním roce.
Pro potřeby „manažerských“ sestav využívejte aparátu Obecných sestav, kde mohou být připraveny sestavy různých seskupení nezávisle na seznamu Aktivního salda.
Při archivaci použijte možnost tzv. Prázdného salda, které seznam smaže. Seznam Aktivního salda lze vždy znovu vybudovat se stávajících účetních dat a je zbytečné jeho značným rozsahem zatěžovat archivní soubory.
Přečtěte si pozorně nápovědu k modulu, možnost kombinací různých filtrů a nastavení je značná a je zapotřebí vědět, jaká data jsou vlastně danou konfigurací zpracována.
Při velkém objemu dat, zejména v síťovém provozu, lze očekávat poměrně dlouhý čas výpočtu při sestavení databáze Aktivního salda (off-line režim) – u účetního deníku s 200 000 záznamy se pohybuje přibližně okolo 12 minut. Následující on-line změny jsou samozřejmě okamžité.
Off-line výpočet může spouštět při síťovém provozu pouze jeden uživatel. Vlastní on-line práci, např. při čištění salda, může pak v síťovém provozu provádět nad jedním seznamem více uživatelů.

Další informace

Přejete-li si Aktivní saldo nejprve vyzkoušet, můžete tak učinit ve Start verzi účetního programu Money S3.

Zakoupení Aktivního salda se vztahuje k celému kompletu včetně jeho dalších síťových či lokálních licencí. Zákazník obdrží nové licenční číslo, které obsahuje modul Aktivní saldo. Rozšíření má vliv na cenu u služby Aktualizace.