Kniha jízd a cestovní náhrady
Všechny komplety Money S3 obsahují bezplatný modul Kniha jízd. Pro náročnější uživatele je k dispozici nový placený modul Kniha jízd a cestovní náhrady, které lépe řeší plánování cest a automatické generování Knihy jízd, například podle skutečného stavu tachometru.
Jak modul Kniha jízd a cestovní příkazy šetří čas?
Potřebujete dopsat knihu jízd za několik měsíců zpátky? Ocenili byste, kdyby program připravil vyúčtování náhrad služební cesty a přenesl je do účetnictví? Pak je pro vás určený modul Money S3 Kniha jízd a cestovní náhrady. Jeho největší předností je integrovaná mapa České republiky, Slovenska a celé Evropy, do které můžete (podobně jako u GPS) umísťovat traťové body, přesouvat je a v Money S3 si tak naplánovat cestu včetně času a způsobu dopravy, a na základě těchto údajů rychle vystavit i cestovní příkazy.
Kniha jízd a cestovní náhrady usnadní vyplňování knihy jízd. Kromě „ručního" způsobu dovede kniha jízd generovat jízdy za dané období podle zadaného stavu tachometru, a to i tak, že chybějící jízdy „doplní" z cestovních příkazů mezi ty už zadané podle vaší databáze častých jízd. Nemusíte tak třeba denně vypisovat „cesta do/z práce", systém to udělá za vás – a navíc přidá i drobnou odchylku tak, aby cesta jednou měla například 28 km, podruhé pak 31 km.
Cestovní náhrady využívají stávající seznamy zaměstnanců a vozidel, které rozšiřují o nové záložky.
Kniha jízd
- Kniha jízd disponuje mapami ČR, SR a celé Evropy v měřítku 1:100 000. V české a slovenské mapě je možné vyhledávat podle ulic i popisných čísel, v evropské pak podle názvů měst a obcí. To vše bez nutnosti připojení k internetu!
- Při plánování trasy na mapě lze vyhledané trasové body přesouvat, měnit jejich pořadí a jinak je upravovat. Díky tomu svou pracovní cestu připravujete ve stejném rozhraní, ve kterém ji budete i evidovat a posléze také účtovat. Tím ušetříte mnoho času při přepisování dat.
- Novou cestu jde zadat několika způsoby: výběrem začátku a cíle na mapě, volbou navštíveného partnera z Adresáře nebo destinace ze seznamu Evidovaných míst, případně ručním zápisem.
- Cesty můžete podrobně rozdělit na etapy, nebo je zadat zjednodušeně bez nich.
- Modul doplní údaje GPS a další rozšiřující podrobnosti také do seznamů Adresáře.
- Cestovní příkazy dovedou zkontrolovat, zda necestuje zaměstnanec na nemocenské apod. Díky tomu se vyhnete potížím v případě finanční kontroly.
- Zpětná rekonstrukce Knihy jízd probíhá dvěma způsoby: za prvé hromadným naplněním zvolenými jízdami, za druhé pak automatickým generováním jízd do koncového stavu tachometru. Zpětná rekonstrukce respektuje i případné ručně zadané jízdy a generované jízdy doplní do mezer.
- Kniha jízd disponuje širokou možností exportu: tisknout ji lze souhrnně nebo jednotlivě po zaměstnancích či vozidlech a měsících včetně mezisoučtů.
- Pro snazší evidenci nákladů na cesty nabízí možnost zadávat čerpání pohonných hmot a tisknout skutečnou průměrnou spotřebu evidovaných vozidel.
- Systém rozlišuje soukromé jízdy služebním vozidlem (kvůli povinnosti srážek z mezd) a služebních jízd soukromým vozidlem (kvůli povinnosti zaplacení silniční daně).
Generování jízd přímo z faktur
Modul Kniha jízd a cestovní náhrady umožňuje automaticky vkládat záznamy do Knihy jízd na základě faktur a dodacích listů obsahujících zásobu typu Služba, která je uvedená v seznamu služeb na kartě Nastavení agendy / záložka Jízdy. Po vytvoření jízdy z prodejního nebo nákupního dokladu se mezi jízdou a fakturou (resp. dodacím listem) vytvoří vazba.
Cestovní příkazy
- Postup při vystavení cestovního příkazu je obdobný, jako při vyplňování běžného papírového formuláře.
- Pro opakované cesty lze vystavit souhrnný cestovní výkaz s definovanými parametry.
- Vystavení se dá výrazně zrychlit „přetažením“ skutečné cesty z Knihy jízd (funguje obousměrně), nebo využitím seznamu často vystavovaných příkazů.
- Definicí přístupových práv je možné určit podřízené a nadřízené pracovníky, kteří mají oprávnění schválit konkrétní cestu. Cestovní příkazy se tak mohou nacházet ve stavech plánovaný, schválený, uskutečněný či schválený k zaúčtování. Systém automaticky pozná, zda se jedná o domácí či zahraniční cestu, a podle toho generuje náhrady, jízdné i stravné.
- Náklady na cestu lze přiřadit buď celému cestovnímu příkazu, nebo jednotlivým trasám – to je výhodné při dílčí úpravě cestovného.
- Vytištěné cestovní příkazy vypadají prakticky stejně jako originální formuláře SEVT.
- Modul Cestovní náhrady je plně propojený s modulem Účetnictví. Přímo odsud tak lze vystavovat doklady: cestovní zálohy (respektive příkazy k úhradě a bankovní doklady) a vyúčtování cestovních příkazů (závazky), a to včetně evidence jednotlivých vazeb v seznamu cestovních příkazů i návazných dokladů.
Aktualizace 2025 zdarma!